Czym są koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej?
Koszty uzyskania przychodu
Najprościej rzecz ujmując, koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w związku z osiągnięciem przychodów lub zachowaniem/zabezpieczeniem źródła przychodów. Definicję tę z łatwością znajdziemy w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warto podkreślić, że w kosztach podatkowych nie mogą znajdować się wydatki niestanowiące koszty uzyskania przychodów, wskazane w artykule 23 ustawy. To oznacza, że kosztami uzyskania przychodów nie są odsetki z nieterminowej spłaty zobowiązań budżetowych i podatkowych, wydatki na reprezentację, wydatki na spłatę rat kredytów i pożyczek, wydatki na AC pojazdu osobowego o wartości przekraczającej ich część o równowartości 150 tys. zł, odpisy amortyzacyjne większe niż 150 tys. zł dla aut osobowych i 225 tys. zł dla aut elektrycznych. Istotne informacje w tym temacie znajdziemy na portalu Poradnik Przedsiębiorcy.
Niekiedy podatnicy dokonują wpłaty zaliczki jeszcze przed wykonaniem usługi lub dostawą towarów. Jest to zabezpieczenie dla obu stron i co do zasady nie stanowi ono kosztów uzyskania przychodów. Jednakże ta kwestia nie została określona w przepisach prawnych - świadczy o tym jedynie charakter zaliczki. Kosztem uzyskania przychodu są zatem te wydatki, które mają definitywny charakter. Zaliczka nie ma ostatecznego charakteru, dlatego nie stanowi kosztu uzyskania przychodu! Aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, trzeba spełnić konkretne warunki, takie jak:
- Wydatek jest bezzwrotny, czyli definitywny
- Został poniesiony przez podatnika
- Pozostaje w związku z prowadzoną firmą
- Został odpowiednio udokumentowany
- Został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub ich zachowania
W jaki sposób udokumentować koszty uzyskania przychodu z działalności gospodarczej?
Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu
Przepisy związane z dokumentowaniem kosztów uzyskania przychodów wskazane są w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z regulacjami, wiemy, że znaczenie mają następujące dowody księgowe: rachunki, dokumenty celne, faktury, dokumenty określające zmniejszenie lub zwiększenie przychodów oraz inne dowody wskazane w rozporządzeniu, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej przebiegiem. Dokumenty te trzeba oznaczyć numerem lub inną metodą, co pozwala powiązać je z zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie. Poza tym należy je sporządzić w zrozumiały i jasny sposób, w języku polskim. Dowód księgowy oczywiście można wystawić w obcej walucie, jednak w tym wypadku przedsiębiorca musi przeliczyć kwotę na złotówki, mając na uwadze wymogi ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Czasami przedsiębiorca nie musi starać się o uzyskanie dowodu wskazującego na wydatek firmowy - może to zrobić samodzielnie. Nieocenione stają się zatem dowody wewnętrzne, które określają ilość, nazwę, cenę i wartość towaru oraz datę i podpisy osób dokonujących wydatku.
Co zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów?
Okazuje się, że kosztami podatkowymi mogą być przykładowo laptop lub komputer, zakup pieczęci firmowej, telefon i abonament do telefonu, oprogramowanie do prowadzenia działalności, domena internetowa, utrzymanie i wyposażenie lokalu, opłaty bankowe i usługi księgowe. W systemie wFirma zaksięgowanie ponoszonych wydatków jest banalnie proste. Przechodzimy do zakładki Wydatki-Księgowanie i wybieramy odpowiedni rodzaj dokumentu. Dla czynnych podatników VAT jest to Faktura VAT lub Dowód wewnętrzny, dla dla zwolnionych podatników z VAT mamy do wyboru Wydatek lub Dowód wewnętrzny. Następnie wypełniamy wymagane pola i rodzaj wydatku (np. Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą), co pozwala na automatyczne ujęcie poniesionego kosztu w KPiR w odpowiedniej kolumnie.
